L’archivio email di Outlook è un file con estensione .PST. Il programma della Microsoft utilizza questo unico file per salvare email, appuntamenti, contatti, allegati e parte delle configurazioni come le regole ed i filtri.

Esistono due tipi di file PST:
- formato ANSI, utilizzato da Outlook97, Outlook98, Outlook2000;
- formato Unicode, utilizzato da OutlookXP, Outlook2003 ed Outlook2007. Entrambi hanno dei limiti fisici di dimensione oltre cui non possono andare, il primo 2GB e il secondo 20GB.

Con GestrEmail è possibile esportare e cancellare le email presenti nell’archivio alleggerendolo, se però si va a controllare la dimensione chi il file occupa su disco si può notare che questa non cambia, anche cancellando un elevato numero di messaggi.
Questo perché il file PST ha una struttura ad “espansione rigida”, vale a dire che aumenta quando si ricevono o si inviano email, ma non cala quando si eseguono delle cancellazioni.

L’operazione necessaria per “sgonfiare” il file PST è la compressione dell’archivio.



Come si vede dalle immagini l’operazione è abbastanza semplice e può richiedere da pochi secondi a diversi minuti(dipende da quanto deve essere compresso l’archivio).
E’ bene eseguire questo tipo di manutenzione periodicamente, per evitare che Outlook “impazzisca” con la conseguente perdita di dati.

Nel malaugurato caso in cui un file PST dovesse corrompersi, esiste una utility gratuita rilasciata da Microsoft per tentare il ripristino dell’archivio.
Il programma si chiama scanpst.exe ed è disponibile in tutte le installazioni standard di Microsoft Office.
Per individuare il programma eseguire una ricerca per il nome scanpst, una volta trovato, lanciare il file e seguire le istruzioni a video.