Quando viene gestito un Marcatempo o un sistema di Rilevazione presenze vanno gestite non solo le presenze ma anche le assenze.

In questa guida vi spiegheremo come gestire le assenze su RiPre, sia per quanto riguarda la gestione delle causali di assenza, sia per l'inserimento multiplo di assenze.

Tutte le funzioni di questa guida sono accessibili nel software RiPre cliccando sul meù in alto la voce "Assenze".

1 - Gestione Causali Assenze

La prima funzione di cui parleremo è quella chiamata che permette di gestire le causali di assenza predefinite del programma e anche aggiungerne altre.

Aprendo il menù assenze, clcicando su "Tabella Assenza" vi si aprirà questa schermata:



Qui troverete una tabella che vi mostrerà tutte le causali di assenza inserite nel programma che saranno poi visualizzabili nel cartellino.



Le causali possono essere selezionate, modificate e cancellate.

Per aggiungere una nuova vausale dovete innanzitutto cliccare su nuovo, poi inserire il codice di 2 cifre nel campo "Codice" e Il nome dell'assenza nel campo "Descrizione"; i campi "Totale Disponibile Annuo" e "Totale Disponibile Mensile" sono opzionali (potete lasciarli vuoti) e permettono di associare un massimale annuo e mensile alla tipologia di assenza.

Cliccando su Salva verrà inserita nella tabella la nuova causale.

NB per aggiornare l'elenco delle causali nella schermata del Cartellino bisogna riavviare il programma.

2 - Inserimento Assenza Singolo Nominativo

Questa funzione è stata inserita per facilitare l'inserimento delle assenze al datore di lavoro.

Facciamo un esempio:

Un dipendente sta a casa per una settimana di malattia.

Normalmente per inserire l'assenza si dovrebbe andare nel cartellino del lavoratore, selezionare tutti i giorni in cui sta a casa e salvare l'assenza per ogni giorno.

Grazie a questa funzione, selezionando il giorno iniziale dell'assenza e quello finale, si potrà inserire con pochi click l'assenza per l'intero periodo.



Per accedere all'apposita schermata aprite RiPre, selezionate Assenze e poi "Inserimento Assenza Singola", vi si aprirà questa schermata:



Una volta aperta dovrete cliccare su "Seleziona Lavoratore" e selezionare dall'elenco il nominativo a cui dovete inserire le assenze.

Il suo nome comparirà nella schermata "Inserimento Assenza Singola"

Se per questo nominativo sono già inserite assenze per il periodo, compariranno nella tabella sottostante (potete navigare tra i vari mesi utilizzando "Filtra per anno" e "Filtra per mese").

Per aggiungere delle nuove assenze basta compilare i campi sotto la tabella facendo attenzione al giorno iniziale e finale, inserendo il monte ore giornaliero e selezionando la causale.

Una volta aver inseriti i dati cliccate su salva per confermare l'operazione.



Se tutto è andato a buon fine nella tabella dovrebbero comparire le assenze che avete appena inserito!

3 - Inserimento Assenza Nominativi Multipli  

Questa funzione è molto simile alla precedente ma da la possibilità di inserire un periodo di assenza di più giorni per più nominativi.

L'opzione può essere usata quando d'estate l'azienda chiude per ferie per 1/2 settimane e quindi tutti i dipendenti sono a casa.



Per accedere all'apposita schermata aprite RiPre, selezionate Assenze e poi "Inserimento Assenza Multipla", vi si aprirà questa schermata:



Una volta aperta la schermata, bisogna cliccare su "Seleziona i Lavoratori" e nella schermata che compare, tenendo premuto il tasto CTRL sulla tastiera, selezionare i nominativi desiderati e cliccare su "Conferma Lavoratori Selezionati".



I codice dei nominativi selezionati sono stati inseriti nella casella in alto a destra.



Per aggiungere le nuove assenze bisogna procedere come prima, compilare i campi sotto la tabella facendo attenzione al giorno iniziale e finale, inserendo il monte ore giornaliero e selezionando la causale.

La spunta "Cancella Dati Presenti", se selezionata, serve a sovrascrivere i dati che sono già presenti nel programma con quelli che si inseriscono con questa schermata.

Una volta aver inseriti i dati cliccate su salva per confermare l'operazione.

Se tutto è andato a buon fine nella tabella dovrebbero comparire le assenze che avete appena inserito con indicato il nome del lavoratore associato!

4 - Assenze Predefinite

Come ultima opzione abbiamo la gestione delle assenze predefinite.

Grazie a questa opzione potrete impostare un'assenza predefinita ogni qual volta che un dipendente non faccia le ordinarie ore di lavoro.

Per accedere all'apposita schermata aprite RiPre, selezionate Assenze e poi "Assenza Predefinita", vi si aprirà questa schermata:



Qui avrete a disposizione due caselle:

La prima, "Assenza Predefinita Giornata Intera", permette di impostare la causale dell'assenza automaticamente quando il nominativo non è presente per tutta la giornata.

Per esempio impostando Ferie, se il nominativo non ha nessuna timbratura per una giornata di lavoro in cui dovrebbe esserci, viene autoamticamente inserita come causale "Ferie"

La seconda, "Assenza Predefinita Permesso", permette di impostare la causale dell'assenza automaticamete quando il nominativo ha meno di ore di quelle predefinite.

Per esempio, se un dipendente deve svolgere 8 ore di lavoro ma ne svolge solo 6, verranno indicate le 6 ore ordinarie e, per le 2 ore mancanti, verrà inserita la causale indicata in questa schermata (nella foto abbiamo inserito come esempio "Permesso Retrbuito").