Guida FirmaBit

In questo periodo di pandemia la gestione dei documenti è diventata una questione delicata da trattare per le aziende, sia per problematiche relative al passaggio di fogli tra varie persone e quindi al contagio, sia per l'utilizzo dello Smart-Working, che non permette di avere fisicamente il dipendente in azienda.

Noi di Valeprog per risolvere le problematiche relative a questa situazione abbiamo creato il programma Firmabit, un sistema di firma documenti tramite smartphone che permette alle aziende di avere i documenti dei dipendenti firmati semplicemente inviando una mail al lavoratore!

Ora vi spiegherò il funzionamento.

Innanzitutto bisogna avere un account InOut Presenze, se non lo avete potete crearlo tramite QUESTO LINK.

Su InOut Presenze, nella sezione Amministratore, abbiamo inserito una voce "Gestione FirmaBit" e se ci clicchiamo sopra compariranno queste 2 sotto-sezioni:

Sezione Documenti Salvati

Questa sezione serve per Inserire/Gestire i documenti da firmare, cliccando sul pulsante "Mostra Documenti Salvati" si aprirà questa schermata:

Nella parte in alto troverete l'elenco dei documenti che sono già inseriti nel sistema (ovviamente se è la prima volta che accedete non avrete nessun dato qui).

Cliccando su una riga della tabella si popolerà in basso la seconda parte della schermata.

La seconda parte della schermata è la parte essenziale del programma, quella che permette di inserire il documento.

Il campo descrizione è un campo che aiuta chi deve gestire i documenti, li si può inserire la descrizione del documento che deve essere firmato.

La sezione "Testo del documento" è dove si deve indicare il testo del documento che dovrà essere firmato.

Questa sezione è racchiusa in una speciale casella che permette di modificare graficamente il testo, cambiando le dimensioni, l'impaginazione e moltre altre voci, come se stessimo scrivendo in un foglio di word.

In abbinata alla sezione testo del documento si potrà utilizzare la parte campi compilabili.

I campi compilabili danno la possibilità all'utente finale di personalizzare il documento con i propri dati.

Esempio: Voglio dare la possibilità a chi firma di indicare la sua data di nascita

Nei 'Campi Compilabili' aggiungo la voce 'DATANASCITA'

Nel testo inserisco tra le righe nel punto corretto la voce [DATANASCITA]  e poi Salvo.

Quando l'utente aprirà il file da compilare, gli verrà richiesta la data di nascita e verrà inserita nel testo dove ho inserito la voce [DATANASCITA]

Una volta creato il documento cliccare sul pulsante verde in basso "Salva Documento" e il documento verrà salvato (lo potrete vedere anche nella tabella superiore)

L'ultima sezione permette di condividere il link alla firma del documento, sia tramite indirizzo vero e proprio che come codice QR (per salvare il Qr Code basta fare click di destro e poi salva)

Esempio: Ogni persona che arriva nella vostra azienda deve firmare un documento per la privacy.

Stampate e posizionate il Qr Code all'ingresso della vostra azienda e chi arriva dovrà semplicemente scansionare l'immagine e firmare.

Chi aprirà il link o il qr code si troverà davanti il documenti da firmare con in fondo alla pagina una casella verde dove potrà porre la firma.

Il pulsante "Nuovo documento" permette di aggiungere un documento nuovo, il pulsante "Cancella documento" permette di cancellare il documento selezionato (attenzione: operazione irreversibile).

Sezione Report Documenti Firmati

Questa sezione permette, cliccando sul pulsante "Mostra documenti firmati" di visualizzare tutti i documenti firmati che sono caricati.

Nella pagina che si aprirà troverete l'elenco di tutti i documenti inseriti nel vostro account.

Cliccando su una riga comparirà sotto un'altra tabella dove vedrete un resoconto delle firme per il documento firmato, con indicata la data della firma e il nome di chi ha firmato.

Questa tabella è esportabile cliccando sul pulsante "Esporta Tabella"

Cliccando invece su "Mostra Documento", pulsanto posizionato in fondo ad ogni riga, vi si aprirà una nuova pagina dove potrete visualizzare il documento firmato con gli eventuali campo compilabili inseriti, la firma del nominativo e la data della firma.

Nella pagina è presente anche il pulsante per stampare il documento.