Guida Gestione Rapportini

Tramite l'app Marcatempo Plus è possibile anche gestire i cosiddetti Rapportini di lavoro. In questa guida vedremo come predisporre il funzionamento online, creare un rapportino sull'app e generare il report.

Predisposizione online

Anzitutto, è necessario effettuare alcune operazioni preliminari nella pagina personale di InOut presenze; cliccando sull'apposita voce è possibile vedere, infatti, una serie di sottocategorie.

Gestione clienti

La prima operazione da effettuare è l'inserimento dei vari clienti, all'interno della prima sottosezione.

Da qui è possibile inserire e/o cancellare una riga della tabella; a ogni cliente, come si può notare, è associabile un indirizzo mail.
La prima voce inserita - Assenza - serve (come rivela facilmente il nome stesso) nel caso in cui, nel momento di creazione del rapportino sull'applicazione, l'utente debba inserire appunto un'assenza.
Si segnala come sia possibile inserire un nuovo cliente anche al momento di creazione del rapportino dal cellulare/tablet d'utilizzo, in modo che poi venga automaticamente caricato anche online.
In ultimo, tramite l'apposito pulsante, un elenco di clienti è inseribile direttamente mediante selezione di un file con i dati già caricati.

Gestione cantieri

In secondo luogo è possibile associare uno o più cantieri a un cliente, nella sezione immediatamente successiva.

Prima va selezionato dal menù a tendina uno dei clienti precedentemente inseriti e, poi, va scritto accanto il nome del cantiere da inserire.
ovviamente, anche qui è possibile eliminare una riga.
Come nella sezione precedente, è possibile notare anche questa volta la presenza della voce "Assenza", che serve sempre per inserire la voce apposita nell'applicazione. Alternativamente, è possibile digitare un elemento più specifico, come "Malattia", "Permesso" e/o altro ancora, così da poterlo selezionare direttamente dall'applicazione.

Gestione dati aggiuntivi

La penultima opzione permette di inserire dei dati aggiuntivi che possono poi essere inseriti al momento della creazione del rapportino.

Basta semplicemente immettere il dato desiderato e salvarlo.

Gestione voci lavorazioni

Dalla sezione immediatamente precedente a quella della reportistica si possono inserire le descrizioni delle lavorazioni che poi possono essere selezionate alla creazione del rapportino.

Anche in questo caso è sufficiente inserire la descrizione e salvare il dato.

Gestione prezzi materiali

Prima di passare alla creazione del rapportino vero e proprio sul dispositivo mobile, bisogna considerare un'ultima interessante opzione che il database InOut offre. Selezionando la riga "Gestione Report", si può trovare il pulsante "Gestione prezzi materiale", cliccando il quale si accede alla schermata seguente.

Premendo su "Aggiungi nuovo materiale" si apre una finestra in cui si può inserire la descrizione e il prezzo di quest'ultimo.

Questa sezione poi torna utile in fase di rendicontazione.

Creazione rapportino App

Una volta predisposto il tutto online, è possibile creare un rapportino direttamente dall'applicazione. Basta aprire Marcatempo Plus e premere la voce "Crea Rapportino" dal menù.

A questo punto, si aprirà una nuova schermata da dove è possibile visualizzare i rapportini già registrati e inserirne di nuovi.

Premendo su "Nuovo", si accede alla pagina di creazione del rapportino.

La prima sezione contiene i dati fondamentali:

• Data:la data di creazione; ATTENZIONE! È possibile inserire un rapportino fino ai due giorni precedenti la data corrente. Per es., se oggi è il 15/03, si possono caricare rapportini solo fino al 13/03;
• Numero commessa: qui va inserito il numero della commessa;
• Cliente:è possibile inserire un nuovo cliente (e, spuntando la casella apposita, aggiungerlo alla lista online) oppure selezionarne uno di quelli già salvati sul database;
• Cantiere: esattamente come per i clienti, è possibile inserire un nuovo cantiere (e, spuntando la casella apposita, aggiungerlo alla lista online) oppure selezionarne uno di quelli già salvati sul database;
• Descrizione: in questo riquadro l'utente ha la possibilità di inserire informazioni aggiuntive sul rapportino in questione;
• Dati aggiuntivi: qui si può selezionare dal menù a tendina uno dei dati precedentemente inseriti online oppure digitare direttamente qualcosa non presente sul database;
• Pagato: basta scegliere SÌ o NO dall'apposito menù.

La seconda e la terza sezione del rapportino riguardano, invece, le ore e i materiali.

Anche qui sono presenti una serie di voci:

• Tipo: dal menù a tendina si può selezionare una delle lavorazioni precedentemente inserite sul database di InOut;
• Quantità: dagli appositi menù si può impostare il numero delle ore e dei minuti lavorati;
• Nomi: da qui si può scegliere uno dei nominativi inseriti nell'elenco associato all'account;
• Descrizione: si può impostare uno dei materiali che sono già stati caricati online oppure inserirne direttamente di nuovi;
• Quantità: va inserito il numero di pezzi/materiali utilizzati.

Infine, l'ultima sezione permette di aggiungere una foto (direttamente scattabile dalla camera o selezionabile dalla galleria) o immettere una firma al rapportino stesso (con e-mail opzionale).

Si può quindi salvare il tutto, eliminarlo o tornare alla schermata precedente.

Creazione report

Tutti i rapportini creati possono essere poi visalizzati tramite l'apposita pagina di reportistica sul database di InOut Presenze.

Come si puà notare, ci sono varie opzioni, che saranno adesso esaminate.

Crea Report

Cliccando sul pulsante "Crea Report" viene visualizzata la schermata sottostante.

Da qui, selezionando l'anno e il mese, è possibile creare tre differenti riepiloghi, uno per ogni pulsante visibile.

• Mostra totale: anzitutto si può visualizzare una videata generale, come quella seguente (ogni riga può essere modificata, cliccando sul pulsante apposito).
• Mostra totale diviso per cliente: da qui è possibile filtrare il report per cliente; cliccando sulla riga desiderata (o scrivendo direttamente il nome nell'apposita casella di ricerca) si visualizzeranno i rapportini solo di quel cliente.
• Mostra totale diviso per lavoratore: infine, da questa schermata si può visualizzare un report diviso per singolo lavoratore col totale delle ore di ciascuno; cliccando su un nominativo, poi, è possibile visionare i rapportini fatti da quest'ultimo.

Crea resoconto mensile

Dal secondo pulsante della sezione "Gestione report" si va a creare, invece, un resoconto mensile dei rapportini di lavoro.
Premendo su di esso si visualizzerà anzitutto la pagina sottostante.

Qui va selezionato o digitato uno dei clienti; una volta fatto, apparirà la schermata seguente.

Qui va anzitutto inserito il periodo che si vuole analizzare, quindi - se disponibili - vanno spuntati uno o più cantieri dalla lista; infine si può decidere - sempre spuntando le rispettive caselle - se mostrare anche i rapportini rendicontati, pagati e/o quelli che hanno nei dati aggiuntivi un dato selezionabile dal menù a tendina della sezione corrispondente (e precedentemente inserito sul database o direttamente nell'applicazione).

Una volta eseguite queste operazioni, prima della creazione del report, l'utente può dare ulteriori indicazioni, come si vede dallo screenshot seguente.

Si può indicare un costo orario per la lavorazione, modificare (laddove precedentemente inseriti) il costo unitario dei materiali e, infine, indicare un sovrapprezzo in percentuale per i materali stessi. Dopodiché si può passare alla creazione del report vero e proprio, che si presenterà nel modo seguente.

Come si può notare, è possibile modificare e/o eliminare i dati; inoltre si può aggiungere una riga temporanea, inserendo le indicazioni di "Descrizione", "Quantità" e "Prezzo" e NON modificando l'ID della riga (vedasi immagine sottostante).

Scorrendo l'intero rapportino, alla fine si giungerà alla sezione conclusiva del report, che ha l'aspetto dello screenshot seguente.

Viene anzitutto restituito automaticamente il totale dei lavori e, se si vuole, è possibile inserire in maniera manuale la cifra di "Sconto" e "Acconto", immettendo i quali verrà popolata l'ultima casella, il "Totale finale".
Il report può poi essere esportato in un file CSV oppure stampato (eventualmente nascondendo "Extra" e "Cantieri", mettendo una spunta alle rispettive caselle).
Dai pulsanti in basso a destra si può, in ultima istanza, segnare il rapportino come "rendicontato" o "NON rendicontato".

Mostra raffronto timbrature/ore rapportini

Dalla sezione generale dei Report, una volta selezionati un mese e un anno dai menù a tendina, e cliccando sull' omonimo pulsante a fianco, è possibile vedere un report di confronto tra le ore di timbratura e quelle dei rapportini, mettendo in luce possibili differenze o discrasie.
Nel riquadro sottostante, per esempio, la riga evidenziata segnala un (volutamente) esagerato scompenso tra il tempo effettivo di timbratura (27 minuti) e quello dei rapportini (07:15:00).

I dati possono essere poi esportati, cliccando sul pulsante corrispondente.

Mostra assenze

Infine, dall'ultimo pulsante della sezione report è possibile mostrare le assenze dei lavoratori: è sufficiente cliccare sul pulsante apposito. Nella pagina che si aprirà, occorrerà selezionare mese e anno per visualizzare le assenze, come si vede chiaramente dall'immagine seguente.

La voce "Assenza" corrisponde a quanto scritto nell'applicazione come "Cliente" (o a quanto precedentemente caricato nel database nella specifica sezione, come è stato sopra riportato), mentre "Causale" corrisponde a ciò che viene inserito come "Cantiere" sull'app (oppure, ancora una volta, a quanto è selezionabile sulla base delle voci inserite su InOut, come spiegato su).