Tramite InOut Presenze è possibile gestire le presenze di più dispositivi e soluzioni in un unico database.
Possono essere gestite infatti le timbrature che provengono da:

1. Lettore di badge RFID;
2. Software di Rilevazione Presenze per pc;
3. Applicazione Marcatempo per smartphone;

In questa guida vi spiegheremo come caricare l'elenco dei nominativi su InOut Presenze tramite un file CSV.

Quando si devono inserire i nominativi nel sistema sono disponibili 3 opzioni.

1 - Inserimento Manuale

La prima consiste nel caricare ogni nominativo manualmente tramite la sezion Elenco Nominativi di InOut, compilando le caselle CodiceID e Nominativo.

2 - Caricamento Nominativi tramite casella di testo su InOut

Questa opzione permette di caricare i nominativi creando un elenco compatibile con il sistema inout tramite un foglio precompilato.

Innanzitutto dovete scaricare questo file e aprirlo in excel:



Come potete vedere ci sono già le colonne preimposta dove inserire i dati che servono su inout:




CODICE_ID: Questo è il codice identificativo del nominativo, può essere aggiunto in maniera progressiva (per esempio 100001, 100002, ecc) oppure può essere inserito un codice di 6 cifre contenente la data di nascita (esempio 010589, ecc);
ATTENZIONE: il campo deve essere univoco, se per caso due persone hanno la stessa data di nascita bisognerà cambiare almeno un numero dei due.

NOMINATIVO: Qui andrà inserito il nome della pesona che timbrerà.
ATTENZIONE: anche questo campo deve essere univoco, se due persone hanno lo stesso nome e cognome si devono differenziare (esempio Mario Rossi 1 e Mario Rossi 2)

PASSWORD: Questo campo può anche essere lasciato vuoto, se viene inserito i nominativi potranno tramite un'apposita funzione visualizzare le loro timbrature.

OTHER_CODE: In questo campo si possono aggiungere i dati aggiuntivi del nominativo come per esempio il codice fiscale. Se invece avete un sistema di rilevazione presenze tramite badge questo campo sarà adibito al codice del badge.

CATEGORIA: Campo non obbiligatorio generalmente utilizzato per inserire la mansione del lavoratore (esempio operaio, impiegato, ecc..)

OPZIONALE: Altro campo non obbligatorio dove si possono dati aggiuntivi del nominativo (indirizzo mail, indirizzo di residenza, ecc...)

Una volta compilate le colonne (le obbligatorie sono solo le prime 2) si popolerà nella colonnaTESTO DA COPIARE un dato che comprenderà tutte le informazioni inserite divise da un punto e virgola.

Il passo successivo è copiare questa colonna (fino a dove ci sono dati inseriti) e accedendo ad InOut Presenze aprite la schermata "Elenco Nominativi"

Qui scorrendo sarà presente una casella di testo molto ampia preceduta dalla dicitura "Carica Elenco (un nome per riga) ..."

Incollate il testo copiato dal file excel nella casella di testo e cliccate su carica.




Se tutto è andato a buon fine, dovrebbe popolarsi la tabella in alto dove saranno presenti i dati inseriti nelle varie colonne di appartenenza!

L'operazione è conclusa e potete iniziare a timbrare a seconda del tipo di timbratore/servizio acquistato!

3 - Caricamento Nominativi tramite file CSV

La terza permette di caricare i nominativi creando il file elenco vero e proprio.

Rispetto alla soluzione precedente, verrà creato un file CSV da caricare nel sistema.

Potete scaricare direttamente il file dal link sottostante e compilarlo o seguire i passaggi successivi per crearlo da zero.



Innanzitutto, il file che verrà caricato dovrà essere un file CSV, un tipo di file che può essere aperto sia con excel che con un normale editor di testo (blocco note).

La particolarità di questi file è che sono personalizzabili e possono essere utilizzati per molteplici scopi.

Per creare il file basta posizionarsi sul desktop > effettuare click di destro > nuovo > Documento di Testo.

Il file che verrà creato dovra essere rinominato con il nome desiderato e l'estensione finale .CSV

Una volta creato bisogna inserire i dati: potete aprire il file o con il blocco note e inserire i dati riga per riga, altrimenti con excel inserendo i dati nelle colonne.






Il file dovrà essere impostato in questo modo:

CodeID;Nominativo;Personal_Password;Other_code;Categoria;Opzionale;

Per ogni nominativo dovrà essere aggiunta una riga e ogni campo dovrà essere separato da un punto e virgola ";"

I due campi obbilgatori per caricare correttamente l'elenco sono il CodeID e il campo Nominativo.

Il CodeID è il numero univoco assegnato ad ogni nominativo, deve avere una lunghezza di 6 cifre e consigliamo di inserirlo progressivo (100001, 100002, 100003, ...)

Il campo Nominativo invece è il campo dove bisognerà inserire Nome e Cognome del dipendente.

Gli altri campi possono essere compilati con i dati personali del nominativo, come il codice fiscale (Other_code) o la categoria di utente(Categoria per esempio impiegato, operaio..).

Il campo Personal_Password invece va utilizzato solo se deve essere utilizzata la funzione di visualizzazione delle timbrature personali nel software Rilevatore Virtuale (qui maggiori informazioni).

Fatto questo non resta che caricare l'elenco su InOut Presenze .

Apire la sezione Amministratore di InOut Presenze e cliccate su elenco nominativi.

Scorrete fino a che non trovate "Carica Elenco in CSV" e nella finestra che compare selezionate il file che avete appena creato.





Prima di caricarlo potete selezionare l'opzione "Cancella dati presenti", in questo modo l'elenco che caricate SOVRASCRIVERÀ quello già presente in InOut Presenze.

Per caricare basta cliccare sul pulsante "Carica"



Se tutto è andato a buon fine la pagina si ricaricherà e nell'elenco dei nomi sarà caricato il nuovo elenco, altrimenti comparirà un messaggio di errore, in questo caso bisogna ricontrollare il file caricato e assicurarsi che sia tutto impostato correttamente.



Ecco in questo modo avrete caricato l'elenco dei nominativi su inout presenze senza doverli aggiungere tutti in maniera manuale!

Creazione e invio automatico di codici QR tramite Email

Premendo il pulsante Genera QR si accederà alla pagina di creazione di codici QR. .




In questa pagina si potranno compiere diverse azione specificate dai pulsanti a fondo pagina come : Creare codici QR, stampare i codici creati e inviare i codic via Email NOTA!!! Le Email saranno inviate solo ai nominativi con il relativo campo contenete una Email valida .