Guida Registro Visitatori Smart

Il software Registro Visitatori Smart permette di registrare visitatori, ospiti, clienti di qualsiasi realtà aziendale, in questa guida vi spiegheremo come sfruttare questa soluzione con un qualsiasi Tablet adibito a registro visitatori elettronico.

Innanzitutto per utilizzare il servizio dovete avere un account InOut Presenze con la relativa funzione sbloccata, se non lo avete potete crearlo accedendo a questo indirizzo.

Una volta effettuato l'accesso alla pagina amministrativa di InOut Presenze, dovete scorrere verso il basso fino a trovare la sezione "Registro Visitatori Smart".

Cliccando sul pulsante verrete reindirizzati alla pagina che vi permette di amministrare il registro visitatori.

In questa pagina avete a disposizione quattro funzioni:

1. Generazione link applicazione, da utilizzare sul tablet che volete utilizzare come "Totem";
2. Gestione campi opzionali, permette di selzionare i campi che il visitatore dovrà compilare;
3. Elenco Visitatori, permette di vedere l'lenco dei visitarori che si sono registrati;
4. Report accessi, permette di vedere le registrazioni degli accessi effettuati dai visitatori;

La prima cosa da fare è cliccare sulla riga gestione campi opzionali.
In questa sezione è possibile impostare i campi che i visitarori dovranno compilare in fase di registrazione, oltre a Nome, Cognome, email, già inseriti di default.
In questo modo è possibile personalizzare al massimo la fase di registrazione.
Nelle varie caselle potrete inserire la descrizione dei vari campi opzionali che saranno poi visualizzati in fase di registrazione dell'utente.

Cliccando su salva salverete il contenuto.



Il passo successivo è creare il link per accedere all'applicazione dal dispositivo che verrà utilizzato per l'inserimento dei dati.

Per farlo basta inserire nella casella di testo nome azienda il nome della vostra azienda, questo nome comparirà nel Registro visitatori.

Una volta inserito il nome, cliccate su crea link alla pagina e nella casella sotto comparirà un link che dovrete aprire sul browser del dispositivo di registrazione.



Aperto il suddetto link, verrà mostrata la schermata principale dell'applicazione Registro Visitatori smart.

La finestra mostra 2 grandi pulsanti.



A sinistra è presente il pulsante Nuovo Ospite, cliccandoci sopra comparirà questa schermata:



L'utente dovrà registrarsi inserendo i propri dati nei vari campi.

Come potete vedere, i campi Nome - Cognome - Mail sono quelli standard mentre gli altri sono quelli inseriti in precedenza nella sezione "Gestione Campi Opzionali".

L'ultimo campo, quello del riepilogo, se settato su SI permette all'utente che si registra di ricevere una mail a fine giornata con il riepilogo degli accessi dal Lui eseguiti in questa postazione.

Una volta inseriti tutti i campi, premere Salva per terminare l'operazione.



Dopo aver salvato comparirà un piccolo rettangolo con indicati il nome della ditta, il nome del dipendente e un codice QR che permette di registrare il passaggio.

Se la persona ha compilato il campo email il codice QR verrà inviato anche a tale indirizzo di posta elettronica.

Con il rettangolo compare anche un pulsante stampa che permette di stampare il Badge su una qualsiasi stampante collegata alla postazione.



Dopo aver effettutato la registrazione si potrà effettuare l'ingresso.

Per farlo basta premere, nella pagina principale, il pulsante "Registra Ingresso"

Nella schermata che comparirà il visitatore potrà registrarsi in due modi:

1 - Scansione Codice QR

Cliccando su "Leggi Codice QR" si aprirà al fotocamera anteriore del dispositivo, per registrare l'accesso passando il proprio codice QR, in formato cartaceo oppure mostrando l'immagine recapitata tramite email.



2 - Inserendo il proprio codice personale

Digitando il proprio codice personale nella casella di testo verrà registrato l'accesso.

Il codice personale viene inviato via mail al nomiantivo in fase di registrazione oppure compare nel badge stampabile.



Se tutto è andato a buon fine dovrebbe comparire un messaggio Verde con scritto "Registrazione Confermata", altrimenti vedrete un messaggio rosso con scritto "Nominativo non presente"





Questo è il funzionamento del software per la Gestione dei Visitatori.

Come ultimo passaggio, lato amministrativo, sempre tornando su inout presenze sezione "Gestione Ospiti" e cliccando su "Elenco Ospiti" potranno essere visualizzate le informazioni relative ai nominativi registrati, con la possibilità di modificare i dati di registrazione e di ristampa del badge con il codie QR.



Inoltre, cliccando "Report Mensile" e indicando mese e anno si potranno visualizzare i passaggi effettuati nel mese selezionato in una tabella che potrà anche essere esportata in Excel o in file CSV.



Se siete arrivati fin qua dovreste essere in grado di utilizzare il sistema di Gestione Visitatori sia per quanto riguarda le funzioni utente finale, che per quelle relative al lato amministrativo.

Se invece avete altre domande potete contattarci direttamente tramite questo link.