Guida Elenco Nominativi InOut Presenze

InOut Presenze è il nostro servizio in cloud di gestione dei nominativi e salvataggio delle timbrature registrate:

1. dall'applicazione per dispositivi mobili  Marcatempo Plus;
2. dal software dedicato ai pc per la Rilevazione delle presenze Virtuale;
3. dai dispositivi di timbratura tramite badge PresenzePI.

In questa guida vi spiegheremo come funziona la sezione Elenco Nominativi, sezione che permette all'utente di gestire l'elenco dei nominativi inseriti in inout presenze, e che potranno registrare le presenze con uno dei suddetti sistemi.

Innanzitutto dovete accedere alla pagina di amministrazione di Inout Presenze, potete farlo cliccando su questo link. 

Una volta fatto questo vi troverete davanti diverse funzioni, voi dovete cliccare su Gestione Presenze. 

Una volta aperta questa area, scorrete fino alla voce "Elenco Nominativi - Nuova Versione" e cliccate sul banner azzurro:

Questa sezione è quella che permette di gestire i nominativi, vediamo insieme come è strutturata.

Nella parte alta di questa finestra è presente la tabella con inseriti l'elenco dei nomi (se non c'è la tabella è perché non ci sono nominativi inseriti):

Cliccando su una riga della tabella verrete portati nella parte bassa di tale sezione dove potrete gestire i dati delle persone.

 

Come potete vedere la sezione è divisa in 3 ulteriori sottosezioni:

 

Sezione 1 - Modifica Nominativo

Questa finestra serve sia per inserire un nuovo nominativo, che per modificare/cancellare un nominativo già presente nel programma.

Se in precedenza avete selezionato una riga dalla tabella, vedrete che le caselle si saranno popolate con i dati del nominativo selezionato

Il campo Codice è il codice identificato del nominativo, codice che serve ai vari software di timbratura per permettergli di timbrare.

Il campo Nominativo permette di modificare il nome del dipendente/lavoratore.

Il campo Password Personale è OPZIONALE, se inserito funzionata in abbinata al software Rilevatore Virtuale e permette all'utente di visualizzare i propri dati del mese.

Il campo Codice Ulteriore è OPZIONALE e può essere utilizzato sia per inserire il codice fiscale del nominativo e, per quelle aziende che utilizzano i timbratori con i badge, qui sarà inserito il codice del badge.

Il campo Categoria è OPZIONALE e può essere utilizzato per indicare il tipo di lavoratore (impiegato, operaio, ecc) e in certe casi può contenere il codice del badge.

Il campo Opzionale è OPZIONALE ed è un campo che si può utilizzare per inserire dati aggiuntivi del nominativo.

Il campo Email Personale, è OPZIONALE, permetterà all'amministratore di associare una mail al nominativo e in caso di funzioni attive, questi riceverà dati sulle proprie timbrature.

Il campo Email Alert, OPZIONALE, permetterà di inserire una mail di riferimento (per esempio il responsabile del lavoratore) a cui saranno inviate informazioni sulla timbratura.

Una volta inseriti i dati in questi campi, cliccando su SALVA/AGGIUNGI, se il nominativo non è presente (il controllo avviene sul campo CODICE) verrà inserito come nuovo, altrimenti verranno modificati/aggiunti i suoi dati.

Cliccando su CANCELLA verranno cancellati i dati relativi al nominativo selezionato.

Per entrambi questi pulsanti è necessario spuntare in precedenza la casella CONFERMA OPERAZIONE, altrimenti l'operazione non andrà a buon fine.

Per quanto riguarda la casella OTP e i relativi pulsanti Rigenera OTP Nominativo selezionato e Rigenera OTP intero elenco, verranno effettuare le operazioni spiegate in questa guida.

Se al nominativo è stata associata in precedenza una foto, in basso a destra sarà visualizzata, altrimenti utilizzando la funzione AGGIUNGI FOTO AL NOME SELEZIONATO potrà esserne inserita una nuova (cliccando su scegli file, selezionando la foto e cliccando su CARICA)

 

Sezione 2 - Esportazioni

La finestra Esportazioni, come dice il nome, permetterà di gestire l'elenco dei nominantivi in maniera massiva.

La prima funzione riguarda l'esportazione dell'elenco.

Cliccando su ESPORTA ELENCO verrà esportato un file in formato CSV (apribile con excel o software analogo) con il limitatore selezionato nel menù a tendina.

Di default il delimitatore è il punto e virgola in modo da permettere una corretta lettura con Microsoft Excel.

La funzione CARICA ELENCO IN CSV permette di aggiornare l'elenco caricando un file csv che deve avere le fattezze di quello esportato in precedenza (consigliamo di esportare il file, modificarlo e reimportarlo)

CARICA ELENCO permetterà all'utente di caricare un elenco copiando nella casella di testo i dati scritti, per esempio copiandoli da un file di testo, andando a capo per ogni nominativo.

ATTENZIONE: per sfruttare questa funzione ogni colonna deve essere divisa dal punto e virgola e ci devono essere un numero di punto e virgola per ogni numero di colonna.

Con le due funzioni in precedenza in fase di caricamento, in caso di nominativi doppi, verranno caricati solo quelli nuovi.

Se si ha necessità di caricare tutto il nuovo elenco andando a sostituire quello vecchio, bisogna spuntare su CANCELLA DATI PRESENTI.

ATTENZIONE: Selezionando l'opzione CANCELLA DATI PRESENTI non è più possibile ripristinare i nomi.

 

Sezione 3 - Altre Funzioni

Questa sezione racchiude altre funzioni inerenti all'elenco dei nominativi, andiamo a vederle insieme.

La casella di testo LINK TIMBRATURA permette a quegli utenti che utilizzando il servizio Web inout presenze per timbrare di generare in automatico alla selezione di un nominativo il link che ne permette la timbratura.

La seconda opzione riguarda la creazione di Codici QR.

Questa opzione permette di creare i codici QR che permettono ai lavoratori di timbrare (ogni lavoratore avrà il proprio codice personale che mostrerà al timbratore in fase di ingresso/uscita dall'azienda)

ATTENZIONE: Questi codici non sono da confondersi con i QR code che servono per configurare l'applicazione Marcatempo Plus sullo smartphone dei lavoratori.

Cliccando sul pulsante GENERA QR si aprirà una pagina in cui sarà presente l'elenco dei nominativi sotto forma tabellare.

Selezionando uno o tutti i nomi e cliccando su CREA QR si visualizzeranno i codici QR dei nominativi (cliccare su STAMPA QR per stamparli)

Cliccando invece sul pulsante SCARICA QR, verrà scaricato sul vostro dispositivo un file .zip contenente all'interno tutti i codici QR.

I codici verranno creati in base al campo selezionato dal menù a tendina (Code_id, CodiceUlteriore, Categoria).

Selezionando la spunta AGGIUNGI NOMINATIVO AL FILE ogni immagine avrà nel proprio nome il nome del lavoratore.

L'ultima funzione della schermata è quella relativa alla Sostituzione Badge, che permetterà di passare il codice del badge contenuto nel campo codice ulteriore da un vecchio nominativo ad uno nuovo.

Questa funzione può essere utile se avete badge di scorta e volete associare uno di questi a un nuovo utente oppure se volete associare il badge di un utente non più operativo ad uno nuovo.

La funzione è strutturata in questo modo:

Nella prima casella di testo andrà selezionato il nominativo a cui è associato il badge nella tabella.

Nella seconda casella andrà selezionato il nuovo utilizzatore del badge.

ESEMPIO: voglio associare un badge di scorta ad un nuovo nominativo. Per prima cosa devo inserire il nuovo nominativo (sezione Modifica Nominativo) una volta fatto questo, andrà selezionato nella prima casella di testo il badge di scorta e nella seconda il nome del nuovo nominativo.

Cliccando su sostituisci verrà eseguita l'operazione.