Come creare un rapportino di lavoro efficace

Vuoi creare un rapportino di lavoro in modo semplice e che ti permetta di accedere ai dati efficacemente?

Se la risposta è sì questa guida fa per te!

Cos’è un rapportino di lavoro e a cosa serve

Il rapportino di lavoro, o work report in inglese, è un documento che viene compilato dai tecnici o dai professionisti quando si trovano a dover eseguire un lavoro, ad esempio di manutenzione o assistenza, presso un cliente o in fase di gestione di un cantiere.

Esistono diverse tipologie di rapportini.

Tra i più conosciuti ci sono, appunto, i rapportini di cantiere edile per l’avanzamento dei lavori e quelli di intervento, per le manutenzioni o installazioni.

I primi sono stilati da tutti gli attori che allestiscono e lavorano in un cantiere.

I secondi, sono invece compilati dai vari professionisti o dai tecnici (idraulici, elettricisti, piastrellisti, cartongessisti…) che eseguono anche solo dei semplici lavori di manutenzione o assistenza tecnica.

Il rapportino di lavoro deve riportare esattamente l’insieme delle operazioni che sono state svolte presso il cliente, i materiali utilizzati a carico di quest’ultimo, eventuali spese di accessorie, le ore di intervento o qualsivoglia informazione che sia importante per poi stilare la fattura, che il cliente pagherà a consuntivo.

Gli imprevisti in fase di manutenzione di apparecchi o in un cantiere sono all’ordine del giorno. Proprio per questo motivo, nella maggior parte dei casi non si può preventivare in anticipo con molta precisione a quanto ammonterà la fattura da consegnare al cliente. Ed ecco che il rapportino di lavoro entra in gioco.

Dal punto di vista aziendale il rapportino di lavoro è molto importante per riuscire a determinare il numero preciso di ore lavorate da un dipendente su ogni cantiere, così che sia più facile rendicontare le spese ai vari clienti.

Vista la fondamentale importanza di questo documento, vediamo ora come creare un rapportino di lavoro efficace e che sia, magari, anche di facile e immediata compilazione.

Come creare un rapportino di lavoro

Esistono moltissime tipologie di rapportini.

Proprio perché esistono diverse mansioni, ogni rapportino deve contenere molteplici voci differenti, in base alle varie tipologie di lavori effettuati sul campo.

In genere, su un rapportino, i dettagli che non possono mai mancare oltre alla data e alla denominazione del cliente, sono le ore effettuate durante la giornata, la descrizione minuziosa di ciò che è stato fatto e su ciò che si è intervenuto e gli eventuali materiali che sono stati utilizzati nel processo.

Di rapportini ne esistono molti tipi, sia in versione cartacea, che modelli Excel oppure addirittura software che consentono a tutti i lavoratori di raggiungere il medesimo scopo: la registrazione dei dati di un determinato lavoro presso un cliente.

Se sei più tradizionalista, avrai sicuramente scelto il cartaceo, mentre se tra le tue doti spicca anche l'abilità nell’usare le tecnologie, avrai optato per un software o un foglio di calcolo come Excel.

Il più grande limite nel creare un rapportino di lavoro su un registro cartaceo o su fogli singoli è la rendicontazione.

Tutti i dati devono poi essere riportati su un pc per andare a creare la fattura finale al cliente, ciò vuol dire doppio lavoro. Una prima volta vengono scritti i dati manualmente e una seconda volta vengono riportati sul pc.

Con un file Excel è possibile compilare un rapportino in modo piuttosto semplice. Una tale soluzione può andare bene però per interventi singoli, se gli interventi presso un cliente sono più di uno avremo più file da dover gestire a fine mese e anche in questo caso avremo una perdita di tempo e la possibilità di commettere errori.

La soluzione migliore che si può adottare al giorno d’oggi, che risolve i suddetti problemi, è sicuramente un’applicazione per dispositivi mobili, come smartphone o tablet, che permetta di salvare i dati in un database in cloud e che permetta di avere una visione globale di ciò che è stato effettuato.

L’applicazione Marcatempo Plus, anche in questo caso viene in nostro soccorso.

Rapportino di lavoro cartaceo o in excel

Se ti rendi conto dei vantaggi relativi all'ultizzo di un'app per crearei rapportini di lavoro ma sei un tradizionalista e non vuoi abbandonare la carta, a costo di buttare ore e ore di lavoro in un anno per la rendicontazione, trovi qui sotto un file da scaricare e stampare:

Rapportino di lavoro in pdf

Se il layout del rapportino non ti soddisfa e vuoi apportare delle modifiche qua sotto trovi la versione in excel che potrai modificare a piacimento:

Rapportino di lavoro in excel

Se invece vuoi automatizzare la creazione e la rendicontazione dei rapportini prosegui con la lettura.

Come creare un rapportino di lavoro tramite smartphone

L’applicazione Marcatempo Plus, disponibile per il download da dispositivi Android e iOS, è davvero uno strumento utile per tutti coloro che vogliono eseguire un calcolo preciso delle ore lavorate presso un determinato cliente, automaticamente e senza sforzo.

Marcatempo Plus consente inoltre di svolgere diverse altre funzioni utili alle aziende, se vuoi approfondire clicca qui.

I dati registrati dall’app verranno poi gestiti accedendo all’area amministrativa del servizio InOut presenze che permette inoltre di inserire le denominazioni dei clienti.

Per installare e configurare l’app dovrai seguire le indicazioni di questa guida.

La configurazione è la parte più difficile, ma non è un problema! se incontri qualche difficoltà puoi chiedere aiuto tramite questa pagina, sarò felice di darti una mano.

Una volta che l’app è installata e configurata creare un rapportino è semplicissimo.

Per prima cosa devi premere sull’apposita voce presente nel menu "Crea rapportino".

Si presenteràcosì la seguente schermata

Seleziona "Nuovo" e riempi i campi con i dati dati richiesti(IMPORTANTE!!! Le prime cinque righe sono obbligatorie ed è per tanto richiesta la loro compilazione).

Il campo clienti può essere inserito tramite un menu a tendina contenete i clienti inseriti tramite l'area amministrativa di inout presenze nell'apposita sezione.
Dopo i primi cinque campi sarà necessario premere sul pulsante aggiungi se si desidera effettivamente aggiungere i valori relativi alle sezioni "Altri operatori", "Dettaglio ore" e "Dettaglio Materiale".




Terminata la compilazione dei campi si potrà salvare il rapportino tramite il tasto apposito

Dopo aver premuto Salva il rapportino verrà memeorizzato sulla memoria dello smartphone e inviato al database in cloud.

Tutti i dati dei rapportini sono visualizzabili poi, dal punto di vista amministrativo, tramite InOut presenze, qui potrai generare dei report divisi per cliente o per lavoratore, filtrare i risultati per cantiere, commessa ed esportarli in formato csv per una facile elaborazione.

 I progressi dei lavori di ogni cantiere o di ogni cliente possono essere visualizzati in tempo reale da un qualsiasi pc collegato a internet.

Valerio 01/11/2020

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