Gestione Presenze 2021

Gestire le presenze, registrare le timbrature, controllare le entrate, monitorare malattie/straordinari/assenze/permessi, realizzare report mensili, calcolare le ore, verificare l'esattezza di tutte le procedure: non esiste realtà lavorativa, indipendentemente dalle sue dimensioni, che non si trovi a fronteggiare più o meno quotidianamente tutte le operazioni sopra riportate. La possibilità di errore è dietro l'angolo, l'impiego (o meglio la perdita) di tempo assicurato, il dispendio di energie e denaro garantito. Ma nell'era post-industriale, nel secolo segnato da un'automazione sempre più raffinata e capillare, in un'ottica di produzione 4.0 non è ammissibile che si fronteggino queste incombenze - tanto necessarie quanto spesso "macchinose" - affidandosi a sistemi obsoleti o inefficaci; tantomeno è semplice trovare strumenti e mezzi adeguati a rispondere alle esigenze dei singoli.

L'ideale sarebbe poter affidarsi a dispositivi efficienti, pratici e d'immediato utilizzo, abbinati ad applicativi poliedrici e versatili, che possano essere impiegati tanto su un PC quanto su uno smartphone, con l'eventuale possibilità di usufruire di un servizio cloud per il salvataggio e la gestione dei dati, preferibilmente personalizzabili e declinabili sulle esigenze del cliente, magari - infine - con costi contenuti.
La nostra gamma di prodotti può venire incontro a tutte queste esigenze: sia con la famiglia di dispositivi Presenze PI, sia per mezzo dei software di registrazione presenze e reportistica, così come tramite l' applicazione marcatempo portatile.

Presenze PI: timbracartellini moderni

Se quello che cercate è un dispositivo già configurato e pronto all'uso per la gestione delle presenze, la famiglia di dispositivi PresenzePI è quella che fa al caso vostro. I cinque modelli che proponiamo e che sono di seguito illustrati hanno delle caratteristiche comuni: si tratta, infatti, di strumenti di rilevazione presenza a radiofrequenza, detti RFID, che permettono di gestire la registrazione di ingressi e di uscite da un qualsiasi locale tramite badge RFID, appunto, o NFC, che funzionano praticamente allo stesso modo.

Il cuore dei prodotti è costituito da un mini PC, il Raspberry Pi, di ultima generazione, inserito in un contenitore plastico (acrilico) di colore bianco o nero; tutti i modelli dispongono di connessioni WIFI e Ethernet e possono quindi essere impiegati nella stragrande maggioranza delle situazioni. La timbratura viene effettuata appoggiando i badge sul dispositivo e l'entrata o l'uscita vengono automaticamente registrate. Dopo aver eseguito l'operazione verrà mostrato un riepilogo dei dati registrati sul monitor del timbracartellini.
La tipologia di badge letti dal dispositivo è quella a frequenza 125 kHz, ma è comunque possibile utilizzare anche altre tipologie di tessere (come quelle MIFARE da 13.56 Khz).

Di seguito sono illustrate le caratteristiche dei cinque modelli disponibili.

Lettura Green Pass

Con tutti i dispositivi della famiglia, seppur in maniera diversa a seconda del modello, su richiesta è possibile eseguire la lettura del Green Pass nel pieno rispetto della privacy dei dipendenti e in ottemperanza alla normativa legislativa vigente. Basta aggiungere un lettore di codici QR ed effettuare un aggiornamento lato software, oppure è possibile acquistare dispositivo già pronto anche per quest'uso.

Software di rilevazione e gestione delle presenze

In abbinamento a uno dei prodotti sopra decritti, oppure in maniera totalmente autonoma e indipendente da essi, è possibile utilizzare i nostri software di rilevazione e reportistica, che vengono di seguito illustrati: il primo si occupa, come illustra chiaramente il nome, di registrare le presenze, agli altri due è deputata la reportistica (a livello base e avanzato).

Personalizzazione

Uno dei punti di forza della nostra azienda, che salta all'occhio specialmente nel caso dei software, è la personalizzazione. Difatti, a seconda delle eseigenze dei diversi clienti, realizziamo delle soluzioni su misura, in modo che possano corrispondere completamente a quanto viene richiesto.
I prodotti standard che forniamo già di per sé vanno bene per la maggior parte delle situazioni, ma possono, appunto, anche essere modificati a seconda delle richieste: questo vale - ovviamente - anche per la componente hardware.

Marcatempo Plus: l'applicazione marcatempo portatile

Marcatempo Plus è un'applicazione disponibile per sistemi Android, iOS e Huawei che permette di utilizzare qualsiasi smartphone come un orologio marcatempo - e non solo - in modo semplice, versatile ed economico. Può essere utilizzata in diverse situazioni: dalla gestione di presenze e accessi (anche per personale fuori sede) al monitoraggio dei tempi di lavoro.
Il funzionamento è davvero molto semplice: le timbrature sono registrabili in in 6 diversi modi (alternativi tra loro):

1. premendo un pulsante;
2. leggendo un QR code (compreso il Green Pass);
3. leggendo un badge o un tag RFID o NFC;
4. premendo un pulsante nelle vicinanze di un beacon BLE (si tratta di piccolo dispositivi simili a tappi di bottiglia che rilasciano costantemente segnali bluetooth a bassa energia);
5. premendo un pulsante nelle vicinanze di una rete wifi predeterminata;
6. premendo un pulsante nelle vicinanze di un Presenze PI, sfruttando la funzione di Badge Virtuale.

Oltre alla registrazione della data e dell'ora di timbratura è poi possibile salvare una nota e la sede dell'attività. Inoltre, se necessario, si possono registrare le coordinate GPS del luogo in cui il marcatempo viene utilizzato.

L'applicazione, oltre a poter essere usata dai singoli lavoratori ognuno col proprio smartphone, è impiegabile anche con un dispositivo fisso: basta installarla su un qualsiasi smartphone/tablet che avete a disposizione e posizionarlo in un punto accessibile a tutti adottando l'impostazione di lettura dei codici QR (o NFC se lo smartphone/tablet lo permette). In alternativa, ovviamente, potete commissionarci un dispositivo già pronto all'uso.

Controllo accessi tramite smartphone

L'applicativo può poi essere utilizzatO anche per aprire dei varchi elettrici(porte, portoni, cancelli, ecc...). Questa funzione può essere utilizzata, però, solo in abbinamento a un altro tipo di dispositivo, 'cugino' della famiglia "Presenze PI" e chiamato "Apri PI". Ne abbiamo parlato in questo articolo del nostro blog.

Gestione Commesse - Time tracking

Marcatempo Plus può essere usato anche per i tempi impiegati a svolgere determinate mansioni (il cosiddetto time tracking). Questa funzione può risultare molto utile: sia per le aziende che vogliono eseguire un calcolo delle ore impiegate per le varie commesse o prodotti, sia per i professionisti che vogliono registrare le ore lavorate per i loro clienti.

Gestione rapportini di lavoro

Considerato poi come in alcuni casi possa risultare scomoda la gestione delle commesse per il calcolo dei tempi di lavoro - poichè presuppone la registrazione sia dell'inizio che della fine dell'attività - e come risulti più utile rendicontare il compito eseguito a fine giornata, l'applicazione permette di registrare i cosiddetti "Rapportini di lavoro", così da realizzare un piccolo report in cui inserire, cliente, commessa, cantiere, le ore lavorate ed il materiale utilizzato.

Registro visitatori

In più, il suo impiego può essere ulteriormente esteso, ad esempio per registrare i visitatori esterni (clienti, fornitori, ecc...) di aziende, scuole, enti. È possibile eseguire tale operazioni in due modi: a) leggendo un green pass, da cui verranno ricavati nome e cognome del visitatore oppure b) leggendo un QR code che permette la preregistrazione degli ospiti tramite un apposito link.

Integrazione API Marcatempo Plus

In ultima istanza, va segnalata la disponibilità delle API per integrare l'applicazione con altri sistemi.

Dove vengono salvati i dati?

Le timbrature vengono salvate di default solo sul dispositivo, ma è possibile collegare al Marcatempo Plus un account di reportistica InOut Presenze e salvare così i dati anche nel database in cloud di tale account. In tal modo questi ultimi saranno disponibili da qualsiasi dispositivo collegato a internet e si potranno visulizzare i report in formato tabellare dal PC invece che dallo smartphone. Tali report, poi, sono esportabili in formato foglio elettronico, così da poterli inviare - per esempio - al commercialista o elaborarli con qualsiasi altro software. Anche la gestione dei nominativi avviene nell'area amministrativa di InOut Presenze; abbiamo poi creato un'apposita pagina per visualizzare le varie opportunità relative alla reportistica di Marcatempo plus: le modifiche fatte da qui vengo applicate in tempo reale a tutti quei dispositivi collegati all'accounti con cui si è effettuato l'accesso.

InOut Presenze: il nostro database online

Più volte citato nelle righe precedenti, InOut è il nostro database che immagazzina i dati in cloud. Da qui è possibile gestire varie opzioni che, poi, vengono sincronizzate coi nostri dispositivi e applicativi: dai nominativi alle configurazione dell'app Marcatempo Plus. Dal databese di InOut è poi possibile creare direttamente online un report delle timbrature salvate in cloud ed esportarlo in vari formati, nonché operare direttamente sulle timbrature stessi così da effettuare modifiche e/o cancellazioni.

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Questa è una panoramica di come è possibile registare e gestire le timbrature in maniera intelligente, versatile, flessibile e non dispendiosa nel 2021. Facendo un tour del sito e del blog potete vedere altri tipi di soluzioni che abbiamo sviluppato nel corso degli anni. Per qualsiasi dubbio/richiesta/curiosità contattateci e cercheremo di rispondere la meglio alle vostre esigenze.