Rilevazione presenze e smartworking quali soluzioni?

In questo periodo in cui il famigerato corona virus sta cambiando le vite degli italiani è salito alla ribalta lo smart working(o lavoro agile).

Cos'è lo smart working?

Lo smart working è in soldoni la possibilità, data a lavoratori dipendenti, di svolgere la propria attività lavorativa fuori dai locali aziendali, (e a causa del corona virus assolutamente da casa!).

Lo smart working porta diversi vantaggi ai lavoratori:

• Maggiore flessibilità nell'orario di lavoro;
• migliore equilibrio vita lavorativa-vita personale;
• Aumento produttività grazie alla maggiore serenità.

Ma i vantaggi ci sono anche per i datori di lavoro:

• Riduzione dei costi energetici;
• Maggiore produttività del lavoratore.

Il lavoro agile è stato inoltre espressamente incentivato dal governo negli ultimi DPCM per evitare il diffondersi del corona virus e permettere nel contempo che più persone possibile possano continurare a svolgere la propria attività lavorativa da casa.

Rilevazione presenze e smart working

Un aspetto che risulta essere molto importante per le aziende, anche in ambito smartworking, è la rilevazione presenze o meglio, in tal caso, la registrazione delle ore lavorate.

Perchè se è vero che smartworking è sinonimo di flessibilità è anche vero che per le aziende è importante avere un resoconto delle ore effettivamente lavorate.

In una situazione come questa è ovviamente impossibile utilizzare soluzioni come i vecchi timbracartellini o i lettori di badge, quali sono allora le soluzioni che possono essere adottate?

Abbiamo sostanzialmente 3 possibilità:

1. Utilizzare un foglio presenze in excel;
2. Registrare le ore lavorate con un software per pc;
3. Sfruttare lo smartphone del lavoratore con un apposita app per eseguire delle timbrature virtuali.

Andiamo ad analizzare le varie soluzioni possibili.

Utilizzo foglio presenze in excel

La soluzione più semplice, ma anche meno efficace, è quella di annotare le ore lavorate su un foglio presenze in excel(cliccando sul link verrai reindirizzato in una pagina da cui scaricare un fac-simile).

E' un metodo di registrazione molto semplice da implementare ma anche rudimentale e poco efficace, infatti ogni lavoratore dovrà poi inviare i file al responsabile del personale che dovrà aggregare tutti i dati, con un notevole dispendio di tempo.

Rilevazione presenze tramite pc

Lo smartworking è svolto nel 99% dei casi tramite pc, dunque perchè non utilizzare un software per registrare le ore lavorate?

In questo caso la soluzione migliore è senza dubbio il software Rilevatore Presenze Virtuale, un programma che permette di registrare le presenze virtuali inserendo semplicemente un codice identificativo in un apposita casella di testo come puoi vedere dalla seguente immagine.

Ovviamente il programma può essere installato sia su notebook che su pc desktop e può quindi essere utilizzato direttamente dalla casa del lavoratore  oppure, nel caso in cui questo si colleghi tramite desktop remoto, dal pc dell'ufficio.
Inoltre i dati possono essere salvati in tempo reale in un database in cloud diventando subito disponibili per il responsabile del personale, che potrà visionarli accedendo ad una dashboard online protetta da username e password.

Rilevazione presenze tramite app per smartphone

Oggigiorno gli smartphone sono dispositivi che qualsiasi lavoratore ha a disposizione, a maggior ragione per chi svolge il proprio lavoro in modalità smart working e ha bisogno di essere sempre in contatto con il proprio team di lavoro.
Anche gli smartphone come i pc possono essere utilizzati per generare un registro presenze automaticamente.
Per ottenere questo risultato è sufficiente installare l'app Marcatempo Plus e configurarla come indicato nella relativa guida.
Questa applicazione permette di timbrare il cartellino virutale semplicemente premendo un pulsante, la registrazione avverrà sullo smartphone e in un database in cloud sempre disponibile al responsabile del personale.
Oltre alla data e all'ora è possibile aggiungere delle annotazioni e se necessario è possibile registrare anche i tempi dedicati ai vari progetti svolti durante la giornata.

Spero che questi strumenti possano essere utili a tutte quelle aziende che in questo periodo sono state costrette, volenti o nolenti, ad adottare lo smartworking per i propri lavoratori, voglio inoltre precisare che per aiutare chi in questo periodo è in difficoltà offriamo 3 mesi di prova gratuita del servizio di salvataggio dati in cloud, per aderire a tale iniziativa scriveteci tramite l'apposita pagina di contatti.

Valerio, 12/03/2020

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