Busta paga sullo smartphone

L'attuale panorama legislativo italiano stabilisce che i datori di lavori debbano consegnare, all'atto della corresponsione della retribuzione, ai lavoratori dipendenti, con esclusione dei dirigenti, un prospetto di paga in cui devono essere indicati il nome, cognome e qualifica professionale del lavoratore, il periodo cui la retribuzione si riferisce, gli assegni familiari e tutti gli altri elementi che, comunque, compongono detta retribuzione, nonché, distintamente, le singole trattenute: si fa riferimento alla cosiddetta "busta paga".

Essa nasce originariamente come busta fisica contente il compenso dei lavoratori, ma, col passare del tempo, ha conseguito un ruolo sempre più importante, configurandosi come il documento contabile in cui sono registrati tutti gli elementi afferenti al rapporto di lavoro, in special modo quelli che costituiscono la retribuzione netta del lavoratore.
La legge non prevede un modello unico, uguale per tutti i lavoratori, bensì lascia alle singole aziende la possibilità di decidere la forma più idonea, sebbene siano obbligatori alcuni fattori: gli elementi che compongono la retribuzione, i dati identificativi del datore di lavoro e del lavoratore e le singole trattenute operate.

La busta paga: elementi costitutivi

Identificativi delle parti

Anzitutto, vanno riportati i dati identificativi tanto del datore di lavoro quanto del lavoratore. Del primo vanno obbligatoriamente riportati la ragione sociale, la partita IVA e l'indirizzo della sede legale dell'azienda, le posizioni assicurative e previdenziali; del secondo, invece, devono essere inseriti le generalità anagrafiche, la data di assunzione, la qualifica e la mansione attribuite, il livello retributivo e la percentuale di riduzione dell’orario di lavoro nel caso di contratti a tempo parziale.

Com'è composta la retribuzione

Solitamente è illustrata nel CCNL di riferimento la retribuzione spettante al lavoratore, in funzione del livello retributivo e della mansione; tale retribuzione è di norma composta da elementi ordinari (per esempio minimo tabellare e scatti di anzianità) e da elementi aggiuntivi (quali indennità di trasporto e indennità mensa); a essi vanno aggiunte alcune voci retributive indirette maturate con cadenza annuale (il caso classico è costituto dalla cosiddetta "tredicesima").
A parte va invece considerata la "retribuzione differita", ovvero il compenso corrisposto al termine del rapporto di lavoro.

Calcolo retribuzione

La retribuzione finale che spetta al lavoratore va rapportata alla quantità della prestazione resa, considerando ovviamente anche tutti gli eventuali elementi che portano a una maggiore prestazione rispetto a quella contrattualizzata (quali lavoro straordinario, festivo o notturno); a essi vanno aggiunte anche le cosiddette "assenze retribuite" (come festività, ferie e permessi), le cui specifiche sono illustrate nella contrattazione collettiva, assieme a altre possibili voci che variano a seconda del CCNL di riferimento.

Trattenute

All'interno della busta paga ci sono una serie di voci che vengono detratte dal compenso finale e versate all'Agenzia delle Entrate e ad altri Enti: sono le trattenute previdenziali e fiscali. Anzitutto vanno identificate le somme soggette al prelievo contributivo, a cui viene poi applicata l'aliquota contributiva a carico del lavoratore; l'importo ottenuto viene dunque sottratto dal totale delle competenze spettanti al lavoratore, andando così a costituire il reddito lordo sul quale sono operate le ritenute fiscali (quantificate attraverso un sistema di aliquote IRPEF).

Contatori statistici

La busta paga espone anche i contatori statistici relativi alla gestione delle ferie, dei ROL, delle ex festività, della banca ore (laddove presente). Per quanto concerne la maturazione delle ferie e dei permessi retribuiti, essa viene quantificata dal CCNL applicato dall'azienda, che può anche stabilire dei criteri di fruizione degli stessi.

Presenziario

Un altro degli elementi obbliagatori della busta paga è il calendario delle presenze, in cui viene riportato il numero di ore di lavoro compiuto da ciascun dipendente, gli eventuali straordinari, le assenze, le ferie e i riposi. In reltà, le singole aziende possono decidere di elaborare questo foglio in maniera separata rispetto alla busta paga (in tal caso non viene consegnato al dipendente).
La gestione delle presenze puà essere un'incombenza non di poco conto, soprattutto per le realtà aziendali di medio-grandi dimensioni. Per evitare tutti i possibili errori sia nella registrazione delle vidimazioni sia nel calcolo del monte ore, vi consigliamo di utilizzare una delle nostre soluzioni di timbratura: potete impiegare un software installabile su PC Windows, Rilevatore Virtuale; se, invece, preferite un dispositivo fisico, basta scegliere uno dei prodotti della famiglia di terminali Presenze Pi; infine, nel caso in cui vogliate optare per uno strumento di immediata portabilità e di più diretto utilizzo, potete sfruttare l'APP Marcatempo Plus.

Busta paga: come risparmiare tempo

Di norma, almeno nella maggior parte dei casi, le buste paga dei dipendenti vengono inviate all'ufficio personale in unico file - solitamente in formato PDF - che racchiude tutti quanti i cedolini dei lavoratori; essi devono essere quindi stampati e consegnati ai rispettivi destinatari oppure vanno suddivisi manualmente e inviati via mail ai singoli indirizzi dei dipendenti. Questo comporta un dispendio di tempo non indifferente, con la possibilità di incorrere in errori nell'operazione di suddivisione e smistamento.
Per semplificare la comunicazione e il passaggio della busta paga tra azienda e dipendenti, sarebbe bene affidarsi a un sistema che permetta la comunicazione diretta e in maniera agevole tra i diversi attori in gioco, un software semplice da utilizzare ma al contempo efficace e affidabile.

Centro Paghe Studio Web

Il gruppo Centro Paghe offre, all'interno del vasto panorama di pacchetti software, anche un modulo che risponde proprio alle esigenze sopra riportate: si tratta di Studio Web.
Studio Web semplifica la comunicazione tra studio, azienda e dipendente, dematerializzando i cedolini e la documentazione da condividere con i dipendenti. Informazioni e documenti verranno pubblicati in una bacheca virtuale, risparmiando tempo, spazio ed operatività. Studio Web permette ad azienda e dipendenti di consultare la propria documentazione on-line, riducendo notevolmente il materiale cartaceo e risparmiando il tempo necessario per distribuire cedolini e altra documentazione: ogni dipendente potrà consultare l’archivio contenente tutti i propri documenti. Inoltre, nella bacheca virtuale, l'azienda potrà rilasciare comunicazioni con allegati per i propri dipendenti, o lo studio per le proprie aziende.

• L'applicativo garantisce sicurezza nella gestione dei dati, dato che i contenuti sono visualizzati in base alle impostazioni configurate dall'amministrazione stessa;
• le comunicazioni tra azienda e dipendenti sono poi rapide, grazie agli avvisi via mail mandati ai diretti interessati e alla possibilità di allegare qualsiasi tipo di file;
• vengono semplificate una serie di operazioni, quali la gestione dei certificati di malattia, l'invio della procedura paghe, la consultazione delle stampe online e il caricamento dei documenti: il file delle buste paghe, per esempio, viene automaticamente gestito dal programma che lo suddivide in base al codice fiscale del singolo dipendente, inviando a ciscun lavoratore il proprio cedolino;
• tra le altre cose, poi, è possibile impostare una "schedulazione alert", così da permettere la visione del cedolini ai dipendenti solo a partire da una certa data.

Contatti

Se siete interessati a una soluzione di questo tipo e/o desiderate ricevere informazioni su questo o altri applicativi, vi invitiamo a contattarci, anche alle nostre pagine Facebook e Linkedin, oppure direttamente sul nostro canale Whatsapp al numero 3337310538.

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