Come creare un foglio presenze mensile

Come creare un foglio presenze mensile

Abbiamo visto come sia possibile ottenere un orologio marcatempo economico ed efficiente con un pc ed il giusto software o, in alternativa, con un dispositivo timbracartellini rfid dedicato.
Oggi vedremo come ottenere un foglio presenze mensile con i dati generati dal Rilevatore presenze virtuale o dal dispositivo Presenze PI.
Ma prima di tutto vediamo cos'è un foglio presenze mensile.

Foglio presenze significato

Un foglio presenze è un registro, cartaceo o elettronico, che permette di annotare le presenze dei lavoratori, in azienda, oppure dei partecipanti ad un corso o di un evento.

In ambito lavorativo è di fondamentale importanza, poichè serve per rendicontare le presenze dei lavoratori per poi calcolare la relativa busta paga.

Ma è molto utile anche a quegli organismi che organizzano corsi di formazione che danno diritto a crediti formativi.

Può essere compilato manualmente, tramite un modulo cartaceo o un foglio excel, oppure in modo automatico.

In quest'ultimo caso il risparmio di tempo è notevole e cresce ovviamente in base al numero di persone che devono essere gestite.

Foglio presenze automatico

Il programma Rilevatore Virtuale salva i dati delle presenze sul disco del pc oppure in una cartella condivisa della rete lan(se è stata modifica la cartella di destinazione delle timbrature con l’apposita funzione).

Tali dati in formato csv  possono essere visualizzati con un qualsiasi foglio elettronico(excel, open office, libre office, ecc..), questa possibilità è però consigliabile solo per chi ha una certa dimestichezza con tali strumenti, inoltre la cosa potrebbe risultare scomoda, perché:
per ogni giornata viene creato un singolo file; nei file è presente solo il codice di timbratura e non il nominativo di chi ha timbrato.
Ecco come si presenta un file di timbratura aperto con excel: Foglio_Presenze_Mensile_giornalieroE’ ovviamente impensabile lavorare solo con questi file, pertanto si prospettano 2 alternative:
  1. se conoscete bene strumenti come excel potete realizzare un foglio presenze mensile con i dati ricavati dai vari file di timbratura csv.
  2. utilizzate un software dedicato allo scopo, il programma Riepilogo Presenze.

Foglio presenze mensile con Riepilogo Presenze

Di seguito vi spiegherò come procedere per utilizzare il programma Riepilogo Presenze.
Come prima cosa è ovviamente necessario scaricare ed installare il programma.
Terminata l’operazione avviandolo comparirà la schermata principale dello stesso. Foglio_Presenze_Mensile_RiepilogoPresenzeSe il Rilevatore Virtuale è installato sullo stesso pc verranno popolati in automatico il percorso della cartella Giorni Presenze e l’elenco dei nominativi, in caso contrario basterà cliccare sul pulsante Modifica per andare a selezionare la cartella sul pc in rete che contiene le timbrature.
A questo punto siete pronti per creare un report sui dati in vs. possesso.
Selezionate uno o più nominativi Foglio_Presenze_Mensile_NominativiIndicate il periodo che volete analizzare Foglio_Presenze_Mensile_PeriodoSpuntate la voce(in caso contrario verranno aggiunte al report anche le giornate non lavorate del periodo) Foglio_Presenze_Mensile_lavorativiEd infine cliccate uno dei pulsanti Crea Report in CSV Foglio_Presenze_Mensile_CreazioneVi consiglio di utilizzare la creazione in csv perchè:
vi permette di arrotondare i calcoli e/o di stampare i totali, inoltre Excel a volte può dare dei problemi…

Foglio presenze in excel

Come vedete il vostro foglio presenze mensile è chiaro, semplice e pronto per essere inviato al consulente!
Se avete necessità particolari e vi serve un report personalizzato o con dati aggiuntivi potete richiedere una personalizzazione del programma tramite la pagina contatti.

Report dispositivo Presenze PI

Il programma Riepilogo Presenze può essere utilizzato, oltre che per creare un foglio presenze relativo alle timbrature eseguite con il Rilevatore Virtuale, anche per generare report sulle timbrature registrate tramite il dispositivo di timbratura Presenze PI.

Per fare ciò è necessario ovviamente avere prima installato e collegato alla rete locale il timbratore Poresenze PI a cui verrà assegnato un indirizzo IP che dovrete annotare.

Aprite il programma Riepilogo Presenze e premete il pulsante presente nella schermata principale "Gestione PresenzePI".

Si aprirà così la seguente finestra.

schermata gestione presenze PI foglio presenze

Qui potrai inserire l'indirizzo IP del dispositivo di timbratura e l'elenco dei nominativi con i relativi codici dei badge.

Per il resto la procedura di creazione del foglio presenze è identica a quanto già indicato sopra.

Registro presenze mensile

Se volete gestire un registro presenze mensile tramite smartphone oltre alla soluzione proposta sopra avete la possibilità di utilizzare un qualsiasi smartphone, sia Android che IOS, e l'applicazione Marcatempo Plus. In questo modo potrete evitare l'utilizzo di un registro presenze cartaceo o tramite excel e realizzare un sistema moderno che oltre a farvi risparmiare tempo vi farà risparmiare anche denaro grazie ad un prezzo veramente contenuto.

creazione 23/07/2014 13:25:38, Autore Valerio


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