Gestione Nota Spese

Sono tante le aziende in cui i dipendenti sono chiamati a effettuare delle trasferte per differenti motivi: in tutti questi casi è necessario compilare un apposito documento, la nota spese, per certificare tutti i passaggi fiscali, così che l'azienda possa avere un tracciamento preciso e il lavoratore possa ottenere un rimborso. La compilazione della nota, tuttavia, è uno dei processi più dispendiosi in termine di tempo (si calcola che venga impiegata circa 1 ora in media al mese da ciascun dipendente per la sua eleborazione); a ciò vanno aggiunte le tempistiche di autorizzazione, controllo dei giustificativi e contabilizzazione. Non per ultimo va considerata la possibilità di incappare in errori di diverso tipo, che non fanno altro che dilatare ulteriormente l'intero processo descritto.
In questo articolo sarà proprio approfondito il vasto campo della nota spese e si illustrerà qual è il miglior metodo per compilarla, risparmiando tempo ed evitando gli errori.

Note spese: definizioni e tipologie

COS'È LA NOTA SPESE

Nel caso in cui un lavoratore compia una trasferta ed effettui spese di viaggio e/o di rappresentenza, dovrà compilare un'apposita nota a testimonianza degli esborsi sostenuti, accompagnata da fatture, scontrini e/o documenti fiscalmente validi che provino chiaramente e indichino il tracciamento delle operazioni fiscali; trasferte, viaggi, acquisti richiesti dall'azienda sono tutti ambiti inclusi nelle spese dipendenti.

COME FARE LA NOTA SPESE

Non c'è un modello predefinito per la creazione di una nota spese; in ogni caso, vi sono alcuni campi che possono essere considerati imprescindibili, quali:

1. riferimenti dell'azienda;
2. nome e cognome del dipendente;
3. data della trasferta;
4. data della compilazione;
5. voci di spesa
• voce 01;
• voce 02;
• voce n;
6. importi
• importo singola spesa;
• importo IVA;
• importo totale;

Come si diceva, va poi allegata tutta la documentazione comprobante le voci segnate; eventualmente si possono aggiungere anche altri possibili campi di interesse, quali il luogo della trasferta e/o la sua durata. Un esempio potrebbe essere quello mostrato dall'immagine sottostante.

Differenti sono le possibilità di compilazione. Quello classico prevederebbe l'uso di carta e penna: si tratta senza dubbio di un procedimento dispendioso in termini di tempo, col notevole rischio di errori e imprecisioni e possibili serie conseguenze in ambito fiscale.
La strada migliore è sicuramente quella volta all'automatizzazione: un primo valido aiuto potrebbe venire da un programma di fogli di calcolo, quale può essere Excel della Microsoft: difatti, pur rimanendo l'incombeza della compilazione, è molto più difficile incorrere in errori aritmetici. Dal link sottostante è possibile scaricare un modello editabile e pronto all'uso.

Clicca qui per scaricare il modello di nota spese in Excel Clicca qui per scaricare il modello di nota spese in PDF

Infine, come sarà illustrato poco giù, è possibile sfruttare un software dedicato: questa è sicuramente la soluzione più comoda e funzionale.

L'ITER DELLA NOTA SPESE

Il corso seguito dalla nota spese prevede 4 fasi:

1. compilazione da parte del lavoratore;
2. revisione da parte dell’azienda: operazione fatta direttamente dal datore di lavoro o da un addetto alla revisione, per verificare che tutto sia in linea con le regole aziendali;
3. archiviazione in contabilità: è importante conservare la docuentazione in vista di possibili controlli fiscali;
4. rimborso:come viene di seguito spiegato, esso può essere di tre tipi.

COME FUNZIONA IL RIMBORSO

Le tipologie di rimborso possono essere di tre tipi: analitico, forfettario e misto.

1. Rimborso analitico (puntuale): esso prevede il pagamento direttamente commisurato agli importi effettivamente spesi dal dipendente durante la trasferta; di conseguenza è assolutamente necessario che vengano inclusi/allegati tutti i giustificativi di spesa.
   

   Limiti di deducibilità: per il dipendente sono illimitati (non concorrendo alla formazione del reditto e, quindi, non essendo tassati; per l'azienda restano illimitati per spese di vitto e alloggio fino a € 180,76 per trasferte in Italia e fino a € 258,23 per trasferte all'estero, ma, superate queste soglie, passano al 75%.

2. Rimborso forfettario (ex ante): questo tipo di rimborso è attuato quando l'azienda decide di corrispondere al dipendente una somma appunto forfettaria prima della trasferta stessa, somma solitamente calcolata su base giornaliera. In tal caso non si richiede di presentare scontrini ma occorre comunque allegare documenti di viaggio e trasporto.
   

   Limiti di deducibilità: per l'azienda sono illimitati; per il dipendente, invece, sono calcolati su base giornaliera e arrivano fino a € 46,48 per trasferte in Italia e fino a €77,47 per trasferte all'estero. Ne segue che i rimborsi eccedenti questi valori risulteranno imponibili e, quindi, verranno tassati.

3. Rimborso misto: tale tipologia consiste nell'unione tra le due modalità illustrate in precedenza; in pratica vengono erogati sia un rimborso delle spese sostenute sia un'indennità giornaliera concordata in precedenza tra azienda e dipendente.

   Limiti di deducibilità: anche in questo caso restano illimitati per le aziende; per il dipendente, invece, sono ridotti di 1/3 rispetto al regime forfettario e, dunque, vanno calcolati sempre su base giornaliera fino a € 30,99 per trasferte in Italia e fino a € 51,65 per quelle all'estero. Tuttavia, ciò vale sono nel caso in cui il rimborso di tipo forfettario venga applicato a una sola delle voci di spesa; in caso contrario, il limite massimo di rimborso esente da tassazione corrisponderà a € 15,49 in Italia e a € 25,82 all'estero.

COME CONSERVARE LA DOCUMENTAZIONE

L'attuale quadro normativo illustra come la documentazione originale debba essere conservata dalla società; per quanto riguarda le spese di vitto e alloggio, esse possono essere verificate mediante fattura (che va intestata all’azienda così da permettere di detrarre l'IVA); per ciò che concerne le spese di viaggio, invece, occorre presentare i documenti di trasporto (quali biglietti nominativi e ricevute del vettore).
L'apparato documentativo deve essere conservato per 10 anni dall'ultima registrazione. Si precisa che l'Agenzia delle Entrate ha specificato come tutti i documenti informativi di carattere fiscale rilevante debbano obbligatoriamente essere immodificabili, autentici e integri.

Nota spese con software

Considerata la mole di lavoro sopra descritta, è indubbio che la soluzione ideale per la gestione della nota spese è affidarsi a un software dedicato, così da poter godere di numerosi vantaggi: anzitutto in questo modo si evitano tutti gli errori in cui solitamente s'incorre in questo tipo di compilazione; si ottiene un significativo risparmio di tempo sia da parte del dipendente che dall'amministrazione; si riesce a salvare online tutta la documentazione di rilievo, in modo da poterne avare facile e immediata traccia (soprattutto nel caso di controlli fiscali); si gestisce tutto da un unico applicativo, centralizzando e semplificando l'intero processo.
All'interno del panorma di servizi sviluppati a questo scopo, spicca il modulo Spesa del gruppo Centro Paghe.

CP Spesa  
gestire la nota spese facilmente

Come affermato poco su, il gruppo Centro Paghe ha all'interno dei suoi moduli un applicativo dedicato proprio alla nota spese. Esso permette di snellire l'inserimento della nota spese, garantendo così una notevole riduzione del lavoro dell'Ufficio del Personale e velocizzando il passaggio di informazioni. I dipendenti potranno caricare facilmente le loro Note Spese, allegando le relative pezze giustificative, e successivamente i responsabili potranno controllare e accettare o respingere le voci da caricare in automatico nella procedura paghe. CP spesa consente una riduzione dei costi e dei tempi di gestione delle note spese (imputazione, controllo, autorizzazione) snellendo il lavoro dell'ufficio del personale e velocizzando il passaggio dell’informazione.

Tra i punti di forza del modulo vanno annoverate la possibilità di gestire più lingue e più aziende (nonché anche le valute estere), la personalizzazione tanto delle tipologie di spesa quanto della reportistica, la configurazione di massimali di spesa e la gestione avanzata dei profili utenti.

Contatti

Se siete interessati a una soluzione di questo tipo e/o per qualsiasi altra richiesta vi invitiamo a contattarci, anche alle nostre pagine Facebook e Linkedin, oppure direttamente su Whatsapp al numero 3337310538.

---