Registro Visitatori COVID: a cosa serve?

registro visitatori covid

L’emergenza COVID che stiamo vivendo in questo delicato periodo rende necessario, tra i vari obblighi, un controllo accurato e contingentato delle presenze in un determinato luogo commerciale (e non).

Che siano piccole o grandi aziende, estetiste, ristoranti, negozi oppure parrucchieri, poco importa.

Le regole, seppur con delle varianti da un'attività all’altra, devono essere rispettate, pena multe salatissime.

Ognuno di questi attori commerciali deve aver ben chiare le nuove regole di condotta in materia di igiene e sicurezza per cercare di limitare il contagio da Coronavirus.

Nuove norme di igiene e sicurezza Coronavirus

Al fine di tutelare visitatori e dipendenti, spesso si è parlato dell’importanza di creare e utilizzare un Registro Visitatori Aziendale, di misurare la temperatura corporea all’ingresso, di utilizzare mascherina e guanti all’interno dei locali e, in ultimo, di scaricare l’App Immuni.

Innanzitutto, i datori di lavoro devono illustrare ai propri dipendenti le nuove norme di comportamento COVID-19 da tenere in azienda, con i colleghi, con i visitatori esterni e con la clientela.

Queste nuove norme si articolano in vari obblighi, che vediamo, di seguito, in questo articolo.

Mascherine e guanti: sono obbligatori?

Da mesi, ormai, si parla dell’obbligo di utilizzo delle mascherine in tutti i luoghi pubblici o privati, con accesso contingentato nelle varie strutture.

Tutti coloro che entrano in una struttura, se sprovvisti di guanti (raramente obbligatori), devono igienizzare le mani all’ingresso. Per questo motivo, nel locale, è anche d’obbligo sistemare delle colonnine con disinfettante in varie aree, ad esempio all’ingresso e in prossimità dei servizi igienici.

Misurazione della temperatura corporea: il termo scanner funziona?

Sicuramente, anche nel tuo ufficio, negozio o locale, avrai chiesto ai tuoi clienti di registrarsi nell’apposito registro presenze aziendale e di dover misurare la temperatura corporea col termometro a infrarossi.

Avrai sicuramente notato, però, che il termo scanner non è preciso, giusto? Si tratta di una grave pecca, visto che tra i principali strumenti per limitare il contagio COVID-19 si prendono in considerazione proprio i termometri a infrarossi.

Le temperature corporee rilevate da questi dispositivi possono essere, infatti, più basse della realtà di uno o due gradi centigradi.

Le variabili da tenere in considerazione in fase di misurazione della temperatura corporea ai visitatori, infatti, sono molteplici. Tra le principali troviamo la quantità di polvere nell’aria e la presenza (o meno) di altre fonti di calore nell’ambiente.

Questo strumento, inizialmente utilizzato solo negli aeroporti, in periodo di lockdown è stato introdotto anche in altri luoghi pubblici ma, vista la scarsa precisione di molti prodotti in commercio, non può diventare l’unico mezzo anti diffusione della pandemia, a meno che si acquistino modelli particolarmente costosi (cioè quelli utilizzati negli aeroporti sopra citati) che vantano un margine molto minore di errore.

La distanza di sicurezza nei locali: quanti metri?

Per garantire la distanza di sicurezza in un ambiente, in base alla metratura, gli ingressi devono essere contingentati.

In un locale di 40 mq, ad esempio, può accedere soltanto una persona alla volta.

Cosa un po’ diversa se il luogo in oggetto è più ampio.

Il datore di lavoro deve garantire anche ai dipendenti la distanza interpersonale di almeno un metro.

Sanificazione dei locali: il Decreto Rilancio

Il Decreto Rilancio ha varato lo stanziamento di più di 400 milioni di Euro per rimborsare le spese sostenute dal titolare per la sanificazione degli ambienti di lavoro e l’acquisto DPI.

Le imprese, individuali e no, possono dunque beneficiare di questo rimborso secondo le disposizioni indicate.

Alcune categorie sono tenute, oltre alla sanificazione dei locali, anche a quella degli “attrezzi del mestiere” (i parrucchieri, ad esempio, dovranno disinfettare le forbici o le spazzole utilizzate su un cliente, prima di usarle su quello successivo...).

Dopo i DPI obbligatori, la distanza di sicurezza e la sanificazione, l’ultimo tassello, ma non per questo meno importante in materia sicurezza Coronavirus è quello del registro visitatori elettronico o cartaceo.

Il registro visitatori: elettronico o cartaceo?

Personalmente, trovo che il registro dei visitatori cartaceo abbia tantissime lacune, a partire dalla privacy dei visitatori... tutti possono sapere chi c’è in azienda, ledendo così le normative in materia della Privacy GDPR.

Il registro visitatori elettronico, invece, a differenza del cartaceo, è lo strumento indispensabile per registrare le presenze tutelando la privacy degli utenti.

Questo discorso, vale sia per i dipendenti che lavorano in azienda, sia per i visitatori esterni.

Il registro visitatori aziendale è obbligatorio e serve a registrare chi, di esterno, entra in azienda.

Tale strumento deve tenere traccia di clienti, fornitori e tutti gli “attori” esterni alla realtà stessa, che in quel determinato giorno hanno fatto visita alla struttura.

Avere un sistema di registrazione elettronico permette di registrare i dati in modo da poterli utilizzare facilmente per altri scopi. Richiedendo quindi l’autorizzazione al trattamento dei dati è possibile sfruttarli anche per finalità di marketing. Se il visitatore acconsente, avrai così velocemente ottenuto un registro completo di persone realmente interessate a ricevere notizie inerenti alla tua attività e alla tua azienda.

Al di là del vantaggio aziendale che il registro presenze offre, la gestione automatica dei visitatori sta diventando di fondamentale importanza in questa Fase 2 Coronavirus, al fine di avere traccia di tutti coloro che entrano in un preciso momento, in una determinata struttura.

Il titolare, qualora l’epidemia tornasse a diffondersi, avrà traccia di tutti i presenti in una determinata data, agevolando così il processo di allerta in caso di contatti con positivi al covid.

Lo scopo di tenere un registro visitatori elettronico o cartaceo e aggiornarlo, è davvero importante. In questo contesto, il registro visitatori batte l’app Immuni che difficilmente verrà adottata dalla totalità degli italiani.

E il registro visitatori elettronico batte quello cartaceo grazie ai vantaggi sopra descritti, ma se sei un nostalgicoe ami carta e penna qui sotto trovi dei link utili per scaricare un semplice registro da stampare.

Registro visitatori esempio da stampare

Registro visitatori in pdf.

Qui invece trovi una versione in excel che puoi eventualmente adattare alle tue esigenze:

Registro visitatori in excel.

App Immuni: come funziona?

L’applicazione Immuni, scaricabile gratuitamente dagli store ufficiali per Android e IOS, è anch’essa uno strumento molto utile, che avvisa nel più breve tempo possibile, gli utenti potenzialmente contagiati attraverso una notifica sul cellulare.

Così facendo l’utente potrà contattare il medico di base e correre immediatamente ai ripari, prima di incappare in eventuali complicazioni.

L’applicazione non registra gli spostamenti, non è neanche in grado di ottenere i dati sensibili dell’utente (come nome, cognome, data di nascita…) registra semplicemente tutti gli identificativi anonimi degli altri cellulari con cui viene in contatto, attraverso un codice univoco da cui non si potrà risalire al nome del proprietario.

Ovviamente, essendo un’applicazione facoltativa non verrà scaricata da tutti gli italiani, inoltre esclude dal tracciamento alcune fasce di persone, ad esempio gli anziani o bambini non in possesso di smartphone.

L’app Immuni sarebbe abbastanza efficace qualora venisse  scaricata da tutti ma essendo facoltativa il vantaggio è limitato.

Nonostante l’idea molto brillante, al momento è uno strumento che, date le circostanze, non riesce ancora ad essere davvero efficace nella prevenzione della diffusione del contagio e non può essere l'unico strumento di tracciamento.

App gratis: registro visitatori smart

L’app “Registro Visitatori Smart” è utilizzabile su vari dispositivi: smartphone, tablet o PC. Da più postazioni ed è molto intuitiva, semplice e chiara.

Essa consente, appunto, di registrare le entrate e uscite dei visitatori e dei clienti nella tua azienda (ristorante, bar, negozio o parrucchiere che sia…).

L’app è gratuita per registrare l’ingresso dei visitatori (o dei clienti) e può essere utilizzata in due modi:

  • Modalità fissa - consiste nell’installare l’app su un dispositivo (PC, smartphone o tablet) all’ingresso per segnare tutti i clienti entranti, su un totem fisso; 
  • Modalità mobile - l'app in tal caso viene fatta installare direttamente sullo smartphone del visitatore che, per registrare il suo ingresso o la sua uscita dovrà scansionare con il suo dispositivo un QR code posizionato in uno o più punti di passaggio.

Software registro visitatori: come funziona?

se vuoi testare l'applicazione in una delle 2 modalità descritte ti invito a visionare una delle seguenti guide:

Se posso darti un consiglio in questo periodo di pandemia COVID-19 scegli “Registro Visitatori Smart” in versione mobile, perché molto più igienica della modalità fissa: ogni utente utilizza il suo apparecchio personale, senza toccare altri dispositivi fissi situati in azienda.

Oltre a registrare i dati del visitatore il sistema permette inoltre di apporre una firma grafometrica.

Questa soluzione permette inoltre di limitare molto i costi aziendali: non dovrai tenere impegnato un tuo dispositivo, né dovrai pagare un tuo dipendente per pulirlo e igienizzarlo regolarmente, ma egli potrà dedicarsi all’accoglienza clienti e potrà gestire al meglio le loro richieste.

In entrambe le modalità, gli amministratori o, meglio, il personale autorizzato, possono visualizzare in tempo reale tutti i movimenti dei visitatori o clienti all’interno del locale.

La piattaforma amministrativa del “Registro Visitatori Smart” consente di esportare facilmente i dati, le statistiche, i movimenti, le entrate e le uscite delle persone, in un comodissimo file Excel. Strumento davvero indispensabile per avere un riepilogo completo di tutti i visitatori, giorno per giorno o momento per momento.

L'interfaccia, inoltre, ti consente di impostare tutti i campi obbligatori che il cliente dovrà compilare in occasione della prima registrazione.

Potrai aggiungere o eliminare dei campi, a tua discrezione e a seconda di ciò che ti necessita, a livello aziendale.

Ti ricordo, infine, che la versione base del registro visitatori elettronico è gratis!

Questa versione free del Registro Visitatori è sviluppata per registrare fino ad un massimo di 50 persone, ti consente di avere una situazione in tempo reale dei presenti, così da contingentare gli ingressi ed è visibile in multipostazione. Ciò significa che più amministratori (quelli prima designati) possono accedere al pannello amministrativo in cloud e controllare da diverse postazioni i clienti registrati.

Ad una cifra davvero molto conveniente, puoi anche scegliere di passare alla Versione PRO dell’app “Registro Visitatori Smart”.

Questa versione a pagamento, oltre ad avere tutte le caratteristiche già lette nella versione free, ti consente di avere accesso alla registrazione di un numero illimitato di clienti, visitatori o utenti nella tua struttura e di inserire il tuo logo nella schermata principale!

Quali sono state le misure di sicurezza coronavirus prese nella tua azienda?

 

Valerio 20/06/2020

 


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