Scadenzario adempimenti del datore di lavoro: modello Excel e PDF

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Tra visite mediche, formazione sulla sicurezza, contratti a termine e adempimenti amministrativi, il datore di lavoro deve tenere sotto controllo decine di scadenze. Dimenticarne una può significare una sanzione o un lavoratore non in regola.

Qui puoi scaricare gratis uno scadenzario degli adempimenti già organizzato per aree. Nella versione Excel basta inserire la data dell'ultimo adempimento e il modello calcola in automatico la prossima scadenza, colorando lo stato in verde, arancione o rosso.

📊 Versione Excel

Lista adempimenti con periodicità modificabile: inserisci l'ultima data e ottieni prossima scadenza e stato colorato (OK / in scadenza / scaduto) in automatico.

Scarica lo scadenzario Excel

🖨️ Versione PDF da stampare

Checklist A4 con gli adempimenti raggruppati per area e colonne "ultima" e "prossima" da compilare a mano. Utile come promemoria da tenere in ufficio.

Scarica lo scadenzario PDF

Importante: periodicità e scadenze del modello sono indicative e semplificate. Gli obblighi reali dipendono da settore, dimensione, tipo di rischio e CCNL applicato. Verifica sempre le scadenze con il tuo consulente del lavoro, l'RSPP e il medico competente: questo strumento è un promemoria operativo, non una consulenza.

Come usare lo scadenzario

Versione Excel:

Controlla la lista precompilata e adatta la periodicità (colonna "Ogni mesi") ai valori corretti per la tua azienda.
Elimina le voci che non ti riguardano e aggiungi le tue nelle righe libere.
Per ogni adempimento inserisci la data dell'ultima volta in cui è stato fatto.
Il modello calcola la prossima scadenza e colora lo stato: verde (OK), arancione (in scadenza entro 30 giorni), rosso (scaduto).

Versione PDF: stampala e usala come checklist da tenere in ufficio, segnando a mano le date.

Quali adempimenti tenere sotto controllo

Il modello raggruppa gli adempimenti in tre aree principali:

Sicurezza sul lavoro (D.Lgs 81/2008): sorveglianza sanitaria (visite mediche), aggiornamento della formazione di lavoratori, preposti, dirigenti, RLS e addetti alle emergenze, riunione periodica, verifiche degli impianti.
Gestione del personale: scadenza dei contratti a tempo determinato, dei periodi di prova, dell'apprendistato e dei permessi di soggiorno dei lavoratori extra-UE.
Adempimenti amministrativi ricorrenti: rinnovo del DURC, autoliquidazione INAIL, Certificazione Unica, modello 770, libro unico del lavoro. Molti di questi li cura il consulente del lavoro, ma è utile averli sotto controllo.

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Errori comuni nella gestione delle scadenze

Affidarsi alla memoria o a post-it sparsi invece che a un elenco unico.
Non segnare la data dell'ultimo adempimento, perdendo il riferimento per calcolare il prossimo.
Scoprire una visita medica o una formazione scaduta solo durante un'ispezione.
Non tracciare le scadenze dei contratti a termine, rischiando trasformazioni non volute.
Tenere lo scadenzario aggiornato da una sola persona: se manca, si blocca tutto.

Domande frequenti

Quali sono i principali adempimenti del datore di lavoro?

Si dividono in tre grandi aree: sicurezza sul lavoro (visite mediche, formazione, riunione periodica), gestione del personale (scadenze contratti, periodi di prova, permessi di soggiorno) e adempimenti amministrativi ricorrenti (DURC, autoliquidazione INAIL, CU, 770, libro unico del lavoro).

Ogni quanto vanno rinnovate le visite mediche e la formazione sulla sicurezza?

Dipende: la periodicità della sorveglianza sanitaria è stabilita dal medico competente, mentre gli aggiornamenti formativi hanno cadenze diverse (spesso quinquennale per i lavoratori, periodica per preposti e addetti alle emergenze). Le scadenze reali dipendono da rischio, settore e normativa vigente: verifica con RSPP e medico competente.

Chi si occupa di questi adempimenti in azienda?

La responsabilità è del datore di lavoro, che si avvale di diverse figure: il consulente del lavoro per gli adempimenti amministrativi e contrattuali, l'RSPP e il medico competente per la sicurezza e la sorveglianza sanitaria.

Lo scadenzario Excel calcola le scadenze da solo?

Sì: inserisci la data dell'ultima volta che hai fatto un adempimento e il modello calcola in automatico la prossima scadenza (in base ai mesi di periodicità che imposti) e colora lo stato in verde (OK), arancione (in scadenza) o rosso (scaduto).

Posso personalizzare la lista degli adempimenti?

Sì. La lista precompilata è indicativa: puoi modificare la periodicità di ogni voce nella colonna "Ogni (mesi)", eliminare le voci che non ti riguardano e aggiungere adempimenti specifici della tua azienda nelle righe libere.

Le scadenze indicate valgono per la mia azienda?

Le periodicità nel modello sono indicative e semplificate. Gli obblighi reali dipendono da settore, dimensione, tipo di rischio e CCNL applicato. Verifica sempre le scadenze con il tuo consulente del lavoro, l'RSPP e il medico competente.

Come non dimenticare più le scadenze del personale?

Uno scadenzario Excel va aggiornato a mano. Con un gestionale del personale come RiPreOnline puoi archiviare i documenti di ogni dipendente (visite mediche, attestati di formazione, contratti) con le relative date di scadenza e ricevere avvisi automatici prima che scadano.

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